La interpretación en Naciones Unidas: Cómo está cambiando el negocio de las conferencias de la ONU
¿Qué nos gustó y qué no nos gustó de las conferencias organizadas durante la pandemia? ¿Y qué queremos dejar atrás en la “nueva normalidad”? La interpretación en Naciones Unidas.
Por Viviana Brunne*
1 de junio de 2022
Los cambios más profundos introducidos en nuestras sociedades en el transcurso de la pandemia de COVID-19 están relacionados con la forma en que nos reunimos e interactuamos. Si bien las conferencias en línea eran una tendencia antes de la pandemia, se han convertido en un hábito mucho más rápido de lo que nadie podría anticipar. Además, muchos han llegado a apreciar poder unirse a las reuniones desde cualquier lugar. Entonces, ¿qué nos gustó de las conferencias organizadas durante la pandemia? ¿Y qué no nos gustó y deseamos dejar atrás al entrar en la “nueva normalidad” después de COVID? Esas fueron las preguntas que exploró la iniciativa “Conferencing Today & Tomorrow – 2” durante varios meses a través de encuestas en línea, entrevistas a expertos y discusiones de grupos focales con los estados miembros, las secretarías de la conferencia y los participantes, llegando a un total de 244 personas. A esto se sumaron las ideas de dos debates en “Conocimiento y aprendizaje comunes”, que informan sobre las experiencias de la UNCTAD15 y la COP26 de la CMNUCC en Glasgow, dos importantes conferencias celebradas en condiciones de COVID. Aquí están los hallazgos:
- Necesitamos estar preparados para un futuro con una mayor diversidad en los formatos de eventos:
Los organizadores y participantes de la conferencia están de acuerdo en que el multilateralismo necesita reuniones en persona, reuniendo a personas reales alrededor de la mesa, especialmente cuando están en juego temas delicados. La posibilidad de celebrar reuniones informales al margen de una conferencia suele ser esencial para llegar a un compromiso, especialmente en reuniones delicadas. Al mismo tiempo, los encuestados también acordaron que las reuniones en línea llegaron para quedarse. Han permitido una mayor participación, incluso de delegaciones que de otro modo no habrían asistido. Muchos, sin embargo, percibieron las reuniones en línea como una promoción de niveles más superficiales de compromiso, fomentando la multitarea y la participación en varias reuniones a la vez.
Si bien existe acuerdo en que las reuniones virtuales serán parte del futuro de la organización de conferencias, no existe un consenso claro sobre las ventajas de las reuniones híbridas, que combinan la participación en línea y en persona, frente a las reuniones puramente en línea. Las reuniones híbridas son más complejas de organizar y, a menudo, crean una experiencia desigual entre los que están en la sala y los que participan en línea. Mucho depende también del propósito de una reunión. Las conferencias grandes que duran varios días o incluso semanas suelen combinar elementos que pueden requerir una interacción en persona con otras partes que se pueden realizar en línea. La transmisión por Internet se usa más a menudo cuando parte de la audiencia solo necesita mirar y escuchar. Por lo tanto, el futuro de las reuniones probablemente se caracterizará por una ‘combinación inteligente’ de formatos, combinando así una mayor diversidad de formatos de reunión en una solución hecha a la medida.
“Un formato innovador aseguró que 200 participantes en persona (100 dignatarios en Barbados, 100 en su mayoría embajadores en Ginebra) pudieran atender asuntos urgentes; más de 5.000 participantes conectados desde todos los rincones del mundo, con la sensación de estar en la misma sala. Estábamos literalmente en modo híbrido pero nos sentíamos juntos. Esa interconexión aumentó un sentido de compromiso compartido e infundió el entorno virtual con un toque humano. La tecnología por sí sola no garantizó el éxito de la conferencia, pero se vio reforzada por el apoyo logístico, los ensayos y el personal dedicado en ambos lados del Atlántico”. – Isabelle Durant, Vicesecretaria General, UNCTAD
- Más complejo significa más intensivo en recursos para:
La organización de reuniones en línea o híbridas requiere funciones adicionales, como la moderación técnica y la coordinación técnica. Por ejemplo, en las Naciones Unidas en Ginebra, cada reunión requiere el apoyo de dos moderadores técnicos y un técnico audiovisual que, por lo general, atiende dos reuniones a la vez. Además, se solicita a las secretarías sustantivas que proporcionen otro moderador. Cubrir estas nuevas funciones supone una gran presión tanto para las operaciones audiovisuales y de TI como para las secretarías sustantivas.
Las reuniones en línea e híbridas también requieren una planificación más detallada e implican ensayos y verificaciones técnicas con los participantes. Todo esto hace que la organización de una reunión consuma más tiempo. Las continuas incertidumbres relacionadas con la evolución de la pandemia y la necesidad de planificar diferentes escenarios agregan capas adicionales de complejidad para los organizadores. Además del tiempo del personal, la organización de reuniones en línea requiere más apoyo financiero, por ejemplo, para cubrir el costo de adaptar las salas de reuniones a los nuevos requisitos técnicos. En el momento de redactar este informe, se habían mejorado técnicamente 16 salas de conferencias en el Palacio de las Naciones y el Palacio Wilson. El costo de las licencias digitales y las plataformas de reuniones en línea también requiere financiamiento adicional. Para garantizar que las expectativas de los clientes con respecto a los formatos de las reuniones puedan cumplirse en el futuro, después del final de la continuidad del negocio, la Asamblea General deberá establecer mandatos, y se deberán establecer las normas que rigen la organización de los nuevos formatos de reuniones, incluidas las nuevas estándares de carga de trabajo para los intérpretes (Ver AIIC)
- Las reuniones en línea exitosas requieren invertir en la configuración y el equipo:
Un aspecto esencial de la organización de reuniones multilaterales en la ONU Ginebra es la interpretación en seis idiomas oficiales de la ONU. Después de probar varias plataformas en línea que ofrecen interpretación simultánea remota (para interpretación simultánea y consecutiva), muchos organizadores y participantes mostraron su preferencia por Zoom, cuyo uso ahora ha sido autorizado oficialmente en la ONU. Independientemente de la plataforma, los intérpretes a menudo tienen que lidiar con la mala calidad de audio de las intervenciones realizadas de forma remota, lo que tiene graves consecuencias para la salud. Dado el aumento del estrés para los intérpretes, las reuniones con más de 30 minutos de intervenciones remotas se limitan a dos horas, en lugar de las tres horas de las reuniones totalmente presenciales.
Ocasionalmente, la interpretación debe suspenderse cuando la calidad del sonido entrante es insuficiente. Por lo tanto, los intérpretes de la ONU han desarrollado material educativo para los organizadores y participantes de la conferencia para optimizar la calidad del sonido en las reuniones.
Instalación de transmisión remota para reuniones híbridas
El camino a seguir
Los comentarios de los clientes sobre la investigación del CTT-2 brindan una buena orientación para la ONU en Ginebra sobre cómo avanzar. Será fundamental poder acompañar a los clientes en su navegación por este nuevo y más complejo entorno. Con más opciones disponibles, organizar conferencias se ha vuelto aún más difícil. Proporcionar un punto de entrada único a los servicios de conferencias entre los diferentes proveedores en la ONU Ginebra se ha convertido en un imperativo aún más fuerte. Por lo tanto, el equipo de CTT-2 ha iniciado un proceso, trabajando con proveedores de servicios, secretarías de conferencias y clientes, para desarrollar un acceso más eficiente a los servicios e información de conferencias.
Los hallazgos de la investigación CTT-2 también señalan la importancia del contexto más amplio del ecosistema internacional de Ginebra. Al participar en diferentes eventos en la ciudad, los delegados piden la misma experiencia sin tener que aprender una nueva plataforma para cada reunión. La adquisición conjunta de plataformas puede garantizar una experiencia optimizada y permitir ahorros de costos. Se están realizando más reuniones ahora que antes de la pandemia, y la colaboración entre agencias es parte de la respuesta a la escasez de intérpretes independientes y moderadores técnicos en el mercado laboral. Como iniciativa de la Directora General de la ONU Ginebra, Tatiana Valovaya, en otoño del año pasado se creó el Grupo de Trabajo Internacional de Ginebra, que reúne a los departamentos de organización de conferencias de las agencias internacionales de la ciudad. Sus reuniones y discusiones han sido apoyadas por la Misión Permanente de Suiza y se han incorporado al trabajo de la iniciativa CTT-2.
“La Ginebra internacional es un lugar de elección para la cooperación internacional y un centro para conferencias modernas. “ONU Ginebra está implementando actualizaciones conceptuales, tecnológicas y arquitectónicas en apoyo de un multilateralismo más efectivo e inclusivo del futuro”. – Tatiana Valovaya, Directora General, Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra
Podemos decir con certeza que el entorno de la conferencia seguirá evolucionando. La innovación en conferencias provendrá de tecnologías emergentes y nuevas formas de combinar métodos y técnicas de conferencias para diferentes propósitos. La pandemia fue un poderoso recordatorio de que el futuro podría no ser lineal. Por lo tanto, la iniciativa CTT-2 se ha propuesto desarrollar capacidades en previsión estratégica para preparar la organización de conferencias para el futuro. La adopción de mentalidades ágiles y flexibles garantizará que Ginebra sea un centro de conferencias modernas y un componente indispensable de las negociaciones multilaterales.
“La eficacia de las conferencias dependerá de lo mejor de dos mundos: una ‘combinación inteligente’ entre soluciones digitales y físicas. Esta combinación no es pan comido, necesita experiencia, conocimientos, recursos y un marco regulatorio que permita la agilidad. La colaboración entre organizaciones, en la forma de compartir herramientas e innovar juntas, es clave. Cuanto antes comencemos a trabajar en enfoques comunes, mejor podremos garantizar que las soluciones sean interoperables en todo el sistema, fortaleciendo así no solo la eficiencia y la eficacia, sino también la facilidad de uso. Como anfitriona de un gran número de importantes conferencias internacionales, Suiza espera trabajar con la ONU y todas sus partes interesadas en estos temas innovadores”. – Embajador Jürg Lauber, Representante Permanente de Suiza ante la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra.
¿Trabajas en la organización de congresos? ¿Te gustaría contribuir con nuestro trabajo? Póngase en contacto con el equipo de CTT-2 en ctt@un.org
Para ver más artículos, vea nuestro blog